Outlook: iz razpredelnice Excela - ustvarite seznam e-poštnih sporočil - kako deluje
V tem praktičnem nasvetu vam bomo pokazali, kako lahko ustvarite poštni seznam iz naslovne tabele Excela v Outlooku.
1. korak: Prilagodite seznam naslovov Excel za seznam distribucije Outlook Mail
Preden lahko svoj seznam stikov uvozite v Outlook, ga morate najprej pripraviti. V nasprotnem primeru Outlook ne more obravnavati vaše preglednice. Naslednji primer temelji na Officeu 2007, razlike v Officeu 2010 so omenjene v besedilu. Posamezne korake bomo znova razložili v spodnji galeriji slik.
- Izberite vse vrstice in stolpce, ki jih želite vstaviti.
- Na traku pod "Formule" najdete postavko "Določi imena".
- Tu lahko poimenujete svoje označene zapise podatkov (glejte sliko). Na primer, izberite ime, kot je "Imenik" in kliknite V redu.
- Seznam shranite kot datoteko "xls" ali kot csv. Outlook morda ne bo "razumel" novejše oblike xlsx.
- Seznam naslovov je zdaj pripravljen za uvoz v Microsoft Outlook. Zdaj zaprite Excel.
2. korak: integrirajte Excelovo tabelo v Outlook
Zdaj lahko uvozite svoje kontaktne podatke v Outlook na naslednji način:
- Outlook 2007: Odprite zavihek »Start« in kliknite »Uvozi / izvozi ...«. V Outlooku 2010 lahko odprete pogovorno okno "Uvozi" s pomočjo "Datoteka | Odpri".
- Odpre se "Pomoč pri uvozu / izvozu". Na seznamu izberite "Uvozi iz drugih programov ali datotek" in kliknite "Naprej".
- V naslednjem oknu izberite "Microsoft Excel". S klikom na "Naprej" potrdite svoj vnos.
- Pojdite na "Brskaj ..." in izberite že shranjeni seznam Excelov. Če se želite izogniti dvojnikom s seznama, ki je bil ustvarjen, preverite tudi možnost »Ne uvozi dvojnikov«.
- Kot ciljno mapo izberite "Imenik".
- Označite vrstico "Uvoz stikov v mapo: Imenik". Če ste v prvem koraku določili drugo ime, bo to namesto "Imenik" prikazano. Nato kliknite na "Zemljevid (prilagojena) polja".
- Na levi strani lahko zdaj vidite svoje vrednosti iz tabele. Zdaj jih dodelite poljem na desni strani s pomočjo povleci in spusti. Primer: imenu "Tony Stark" dodelite polje "Ime". Povezani e-poštni naslov je v razdelku »E-pošta«. Seveda lahko dodelite tudi druge vrednosti, kot so naslov, telefonska številka, faks itd.
- Vnos potrdite z v redu in kliknite »Končaj«.
- Zdaj ste uvozili svoj seznam naslovov iz Excela v Outlook.
3. korak: ustvarite poštni seznam
Zdaj morate ustvariti seznam razdelitve. V novejših različicah Outlooka se ta seznam imenuje "skupina stikov".
- V razdelku »Datoteka« pojdite na »Novo« in izberite »Seznam distribucij« (Outlook 2007). V Outlooku 2010 ustvarite seznam distribucij z vnosom "Contacts" (spodaj levo) in nato v menijski vrstici "New Group Group".
- Kliknite "Izberi člane" in izberite "Imenik" na desni strani omrežja Address Book.
- Zdaj lahko na seznam dodate poljubno število uvoženih stikov. Potrdite svojo izbiro z OK.
- Zdaj lahko imenujete seznam distribucije. Potrdite vnos s tipko "Shrani in zapri".
Opomba: Ta praktični nasvet je bil izveden z Excel 2007 in Outlook 2007. Odvisno od različice se lahko posamezni koraki nekoliko razlikujejo od navodil.
Ta praktični nasvet razlaga, kako v Outlooku nastaviti drugi časovni pas.