Ustvarite pismo obrazca z Excelom in Wordom
Iz podatkovne preglednice Excel lahko naredite tudi vir podatkov za spajanje poštnih sporočil Word. Ustvarite Excel datoteko kot običajno in jo napolnite s podatki. Nadaljnje korake v tem praktičnem nasvetu razložimo na primeru.
Besedna pošta se kot vir podatkov združi z Excelom
Na primer, najprej ustvarite datoteko Excela glede na grafiko. Nato zaženite Word in sledite spodnjim navodilom.
- Pojdite na zavihek "POŠILJKE" v Wordu.
- Kliknite "Izberi prejemnika" in nato "Uporabi obstoječi seznam".
- V naslednjem pogovornem oknu izberite datoteko Excela, ki ste jo pravkar ustvarili, in potrdite s klikom na "Odpri".
- V naslednjem oknu morate izbrati tabelo v datoteki Excela, v kateri so podatki na voljo. V tem primeru bi bila tabela 1. Potrdite "Prva podatkovna serija vsebuje naslove stolpcev" in kliknite "V redu".
Vstavite polja za spajanje pošte
Ker ste prejšnje pogovorno okno potrdili z "V redu", ste Excel uporabljali kot vir podatkov. Če želite to dokazati, dodajte polja za spajanje poštnih sporočil na svoj spojnik na naslednji način.
- Vrnite se na zavihek "POSTAVITVE" in kliknite "Vstavi polje spajanja". Vnosi na spustnem seznamu ustrezajo naslovom stolpcev v Excelovi datoteki.
- Sestavite majhen blok naslovov tako, da najprej vstavite polje za spajanje pošte "ime", nato "priimek" in nato "naslov".
- Zdaj znova kliknite na zavihek "PRIKAZI" na "Predogled rezultatov".
Word zdaj prikazuje prvi vnos v datoteko Excel. Za drugo osebo kliknite modro puščico, ki kaže desno od gumba »Predogled rezultatov«. S temi puščicami lahko greste skozi vse prejemnike, ki jih je Word prebral iz datoteke Excel. Prednost tega je, da imate črko in postavitev jasno in enotno na Wordovi strani. To pomeni, da se morebitne spremembe takoj uporabijo za vse prejemnike. Če so dodani novi prejemniki, jih lahko preprosto dodate v datoteko Excel in ti so že na voljo v vašem obrazcu.
Ta navodila veljajo za Outlook 2010/2013. Nasvete o pogojnem oblikovanju v Excelu najdete tukaj.