Excel: Dovoli samo določene vrednosti - kako deluje
Z validacijo podatkov lahko v celicah v Excelu dovolite le določene vrednosti. To pomeni, da takoj zagotovite, da v prvi vrsti ni mogoče vnesti napačnih vnosov. To je še posebej koristno, če datoteko ureja več kot ena oseba.
Dovoli le nekatere vrednosti v Excelu
Naslednja navodila delujejo z vsemi različicami programa Excel 2007.
- Izberite celico ali območje, ki ga želite preveriti med tipkanjem.
- V menijski vrstici ali traku se pomaknite do Podatki> Pregled podatkov> Pregled podatkov.
- V naslednjem oknu na kartici "Nastavitve" določite ustrezna merila za preverjanje veljavnosti.
- V polju "Dovoli" lahko izbirate med "Integer", "Decimal", "List", "Date", "Time", "Dolžina besedila" in "Uporabniško določeno". Vsaka vrednost je tukaj dovoljena kot standardna.
- Glede na izbiro imate možnost Podatki še bolj natančno omejiti vrednosti. Na primer, lahko dovolite vpis datuma samo med 1. 1. 2017 in 31. 12. 2017.
- Če želite takoj določiti fiksne vrednosti, izberite "Seznam".
- Vnesite želene vrednosti, ločene s podpičjem.
- Če vnosi že obstajajo v tabeli, kliknite gumb v polju "Vir", pomaknite se do ustreznega lista v delovnem zvezku, označite ustrezno območje in potrdite izbiro z "Enter".
- Nato boste videli spustno puščico poleg dodeljenega potrditvenega polja za podatke. Zdaj lahko na seznamu izberete vrednost.
- Poleg tega določite, kako naj se prazne celice med preverjanjem aktivirajo, bodisi da aktivirate ali izključite potrditveno polje »Ignoriraj prazne celice«.
- Če želite izbrisati preverjanje podatkov, izberite celice, ki jih ni več treba preverjati. Pomaknite se do Podatki> Pregled podatkov> Pregled podatkov in nato kliknite gumb »Počisti vse«.
Vnesite vhodna in napačna sporočila za preverjanje podatkov
Uporabnikom datoteke lahko daste informacije o pričakovani obliki in informacije o neveljavnih vnosih. Če želite to narediti, vnesite ustrezno besedilo za vsako preverjanje veljavnosti.
- Pri preverjanju podatkov boste poleg zavihka »Nastavitve« našli tudi "Vhodno sporočilo" in "Sporočilo o napaki".
- Potrdite "Prikaži vhodno sporočilo, ko je izbrana vrstica".
- Vnesite naslov in pojasnilo. Takoj, ko je kazalec v ustrezni celici, se uporabnikom te informacije prikažejo kot pojavno okno.
- Enako storite za sporočilo o napaki.
- Če je bila vnesena nepooblaščena vrednost, se prikažejo te informacije. Napačna vrednost ni sprejeta in uporabnik mora vnesti pravilen vnos.
- Če so bile vnesene pravilne vrednosti, se to sporočilo ne prikaže ustrezno.
Če podatkov ni mogoče prepisati, lahko celice zaklenete in zaščitite v Excelu. Kako to storiti si lahko preberete v naslednjem praktičnem nasvetu.