Vadnica za dostop: pojasnjene osnove
Bi želeli prvič ustvariti bazo podatkov z Accessom? V tej vadnici razlagamo najpomembnejše osnove in izraze iz Access Version 2010.
Struktura baze podatkov o dostopu
Poleg tabel se v Accessu uporabljajo poizvedbe, obrazci, poročila, makri in moduli.
- Vsi podatki so sprva organizirani v tabelah. Tabela lahko na primer vsebuje naslove ali podatke o članku. Podatki se hranijo v stolpcih in vrsticah.
- Vrstice se imenujejo zapisi, stolpci pa polja.
- S poizvedbami lahko filtrirate, združite ali izračunate podatke iz tabel. V ta namen se različne tabele med seboj povezujejo prek odnosov.
- Podatke v obrazce vnese ustrezni uporabnik. Podatke si lahko ogledate tudi v obrazcih. Rezultate poizvedb lahko dobite v obrazcih.
- Poročila so podobna obrazcem in se uporabljajo za tiskanje.
- Makroni se uporabljajo za avtomatizacijo delovnih procesov. Več dejanj, kot so ukazi v meniju, se lahko samodejno izvede eno za drugim.
- V modulih lahko shranite funkcije in postopke, ki ste jih sami programirali z uporabo VBA.
Oblikujte bazo podatkov o dostopu
V vaši glavi se začne baza podatkov. Pomembno je vnaprej določiti strukturo.
- Pomislite, kateri podatki (npr. Članki, naročila, podatki o strankah) naj vsebujejo vašo bazo podatkov.
- Različne datume razdelite na teme. Vsaka tema se kasneje zapiše v ločeno tabelo.
- Določite, katere podatke je treba shraniti v vsaki tabeli. Na primer v tabeli s članki potrebujete ime članka, številko izdelka in ceno kot naslove stolpcev.
- Da se izognete podvojenim zapisom podatkov, določite tako imenovani primarni ključ. To zagotavlja, da se odvečni podatki sploh ne morejo pojaviti. Za članke bi bila številka članka primarni ključ.
- Določite razmerja med posameznimi tabelami. Če želite pozneje ustvariti poizvedbe iz različnih tabel, morajo biti tabele povezane. Pri naročilu se na primer zapišejo tudi številke artiklov. Torej bi bilo razmerje med tabelo Item in tabelo Orders polje številka predmeta.
Prikazi v bazi podatkov Access
Za vsak predmet imate vedno vsaj dve različni vrsti pogledov.
- V pogledu Oblikovanje določite, katera polja uporabljate in nastavite možnosti. Pogled oblikujete v obrazcih in poročilih.
- Pogled v podatkovnem listu prikazuje vsebino tabel in rezultate poizvedb.
- Za obrazce in poročila so podatki prikazani v obliki obrazca ali poročila.
Ustvari prvo preprosto bazo podatkov o dostopu
Začetek vsake baze podatkov je tabela.
- V meniju Build se pomaknite do gumba Design Design.
- V stolpec "Ime polja" vnesite ime polj. Poimenujte polja, npr. Ime članka, številka članka itd.
- Nato določite vrsto podatkov. V primeru imena članka je besedilno polje dobra izbira. Tukaj vam omogoča dostop.
- Če preklopite na prikaz podatkovnega lista, lahko vnesete testne podatke.
- Če ste ustvarili več tabel, zdaj določite razmerja med tabelami. Če želite to narediti, na gumbu "Orodja podatkovne baze" izberite gumb "Razmerja".
- Z miško lahko med polji narišete črto.
- Za prikaz filtriranih podatkov v obrazcu ali poročilu izberite ukaz "Oblikovanje poizvedb" na zavihku "Ustvari". S klikom dodajte eno ali več tabel, iz katerih želite uporabiti polja.
- Iz tabel izberite polja, ki jih želite uporabiti. Polje s seznama povlecite v prazen stolpec ali dvokliknite vnos na seznamu.
- Če uporabljate več tabel, se prepričajte, da ste pravilno določili razmerja.
- Shranite tabelo.
- Če želite ustvariti obrazec, pojdite na zavihek "Ustvari" in izberite "Oblikovanje obrazca".
- Nato kliknite "Dodaj obstoječa polja" v skupini "Orodja". Zdaj izberite polja iz tabel ali poizvedbe, ki ste jo pravkar ustvarili, in jih postavite v osnutek.
- Zdaj ste ustvarili svojo prvo preprosto bazo podatkov v Accessu.
V naslednjem praktičnem nasvetu boste prebrali, kako izvesti poizvedbo med križanjem v Accessu.