Ustvarite obvestilo o počitnicah v Outlooku - tukaj je opisano
Nastavitev obvestila o dopustu: v programu Microsoft Outlook lahko samodejno odgovarjate na dohodna e-poštna sporočila z obvestilom o dopustu, če niste dalj časa na voljo. Pokazali vam bomo dva načina za nastavitev obvestil o dopustu.
1. Ogledi: Hitro do seznama počitnic prek "Samodejni odgovori"
Če želite v Outlooku postaviti nobeno pisarniško opombo brez posebnih pravil, lahko to storite dokaj hitro prek "Samodejnih odgovorov". Naslednja navodila delujejo z vsemi trenutnimi različicami Outlooka.
- Zaženite Outlook in kliknite na zavihek "File" v zgornjem levem kotu.
- Pod "Podatki o računu" kliknite gumb "Samodejni odgovori".
- Tu lahko izberete obdobje, v katerem se pošlje obvestilo o odsotnosti. Če želite to narediti, aktivirajte možnost »Pošlji samodejne odgovore« in nastavite začetni in končni datum. Če tukaj ne vnesete ničesar, bo samodejni odgovor poslan takoj in "za vedno".
- Če Outlook uporabljate za podjetja, je smiselno ustvariti tudi nekoliko sproščeno poročilo o odsotnosti za svoje sodelavce ("Znotraj moje organizacije") in bolj formalno za poslovne stike ("Zunaj moje organizacije").
- V besedilu navedite končni datum dopusta ali odsotnost. Prav tako je dobro imenovati zastopnika za službene dopuste, ki jih lahko kontaktirate za nujne zadeve.
- Z "OK" potrdite obvestilo o dopustu. Vsa sporočila od začetnega časa bodo zdaj prejeta z vnesenim besedilom.
Vzorčno besedilo za pisarniške opombe
- Obvestilo o odsotnosti lahko oblikujete v skladu s shemo na posnetku zaslona.
- V naši slikovni galeriji boste našli tudi druge predloge za počitniške opombe.
2. Praviloma določite obvestilo o dopustu v Outlooku
Pravilo lahko uporabite tudi za ustvarjanje pisarniških zapiskov. To je nekoliko bolj zapleteno, omogoča pa vam tudi pošiljanje različnih e-poštnih sporočil za različne prejemnike. Navodila se lahko nekoliko razlikujejo, odvisno od različice sistema Office.
- Po zagonu Outlooka kliknite na zavihek "Datoteka". Tu bi že morali izbrati kategorijo "Informacije".
- Spodaj kliknite »Upravljanje pravil in obvestil«. Odpre se novo okno.
- Na zavihku "Pravila za e-pošto" je postavka "Novo pravilo". Tukaj izberite "Uporabi pravilo za sporočila, ki jih prejemam".
- V nadaljevanju lahko izberete primere, v katerih pošiljatelji (na primer z določenimi besedami) pošljejo obvestilo o dopustu. Če želite, da se sporočilo o pisarni pošlje vsem pošiljateljem prejetih e-poštnih sporočil, izberite "Prek imena računa računa" in izberite e-poštni račun, ki ga želite (v primeru, da z Outlookom upravljate več računov).
- V naslednjem oknu izberite, kaj naj bi se zgodilo s prejetim e-pošto. Če želite odgovoriti nanje s predlogo, morate označiti "odgovorite nanje z določeno predlogo". Če želite izbrati predlogo (datoteka Word), kliknite na modro besedilo ("določene predloge"). Obvestilo o dopustu je zdaj aktivno.
V tem praktičnem nasvetu si lahko preberete, kako v Outlooku nastavite samodejno posredovanje e-pošte.